Blogoverzicht bekijken
Beter samenwerken op afstand
Werkend Nederland zal naar verwachting nog tot in het nieuwe jaar moeten thuiswerken. We moeten er dus maar het beste van maken. En dat kan makkelijker met Microsoft 365. Outcome geeft vijf praktische tips voor betere samenwerking en het online delen van documenten met collega’s, klanten en leveranciers.
We merken allemaal dat het op afstand samenwerken met collega’s best redelijk gaat. Video-meetings zijn gemeengoed geworden en voor veel mensen verloopt dat ook steeds soepeler.
Wel is het nog vaak een uitdaging om toegang te krijgen tot alle benodigde bedrijfsinformatie, want niet alle applicaties zijn even gemakkelijk benaderbaar en het is vaak zoeken naar de juiste werkdocumenten. Bedrijfsinformatie ligt vaak nog verstopt in allerlei (deel)systemen. Dat is niet handig, zeker als je veel informatie moet delen met collega’s, een klant of een leverancier.
Pre-corona
In de pre-coronatijd verliep dat een stuk soepeler: je zat met meerdere personen aan een vergadertafel en iedereen hield zijn inbreng gereed op een kladblok of een laptop. Het geven van een mondelinge toelichting verliep via een whiteboard of projector. En het polsen van de reacties verliep ook simpel: één blik op de groep werpen en je wist of de boodschap wel of niet was aangekomen. Het oppikken van de non-verbale communicatie in videoconferenties is een stuk lastiger.
Gebreken opvangen met Microsoft
Toch zijn er slimme manieren om al deze gebreken op te vangen. Microsoft helpt je om het digitaal samenwerken te verbeteren. Zo is er binnen Microsoft 365 de mogelijkheid om via SharePoint, OneDrive en Teams bestanden onderling te delen en op te slaan. Microsoft 365 biedt ook de mogelijkheid om een koppeling te maken met verschillende bedrijfssystemen.
Denk daarbij aan het ERP- en CRM-systeem, de administratieve systemen en e-commerce platformen. Het voordeel: alle informatie is gecentraliseerd en je hoeft minder te zoeken in verschillende systemen.
Makkelijker maken
Met OneDrive heb je de bestanden altijd bij de hand. Werk met collega’s samen in een Office-document en sla de bestanden veilig op in OneDrive. Vervolgens kun je ze overal vandaan – via smartphone of laptop – raadplegen. Als je even offline bent dan worden de wijzigingen automatisch gesynchroniseerd wanneer je weer verbinding maakt. SharePoint is weer heel handig voor het beheren en delen van mappen/bestanden binnen bijvoorbeeld het intranet van jouw organisatie. En met Microsoft Teams kun je gemakkelijk aan documenten werken, bestanden delen en via video vergaderen.
Vijf handige tips om beter samen te werken:
- Maak een ‘Team’ aan binnen Teams. Geef vervolgens gebruikers - van zowel binnen als buiten je organisatie - toegang tot het afgesloten team. Daarna kun je documenten met elkaar delen, gezamenlijk bewerken en chat- en videosessie houden.
- Maak in OneDrive/SharePoint een gedeelde (share) mappen structuur aan. Je doet dit op dezelfde manier als in Microsoft verkenner. Je kunt vervolgens documenten opslaan die ook toegankelijk zijn voor collega’s. Je kunt daardoor gezamenlijk in documenten werken en het versiebeheer bijhouden. Zowel online als offline heb je (beveiligde) toegang tot alle bestanden.
- Maak een intranet aan binnen SharePoint. Op het intranet kun je al het bedrijfsnieuws plaatsen zoals verjaardagen, jubilea, personeelszaken en protocollen. Dat is belangrijk om medewerkers betrokken te houden bij de organisatie. Je kunt ook eenvoudig de look & feel aanpassen aan de bedrijfsidentiteit. SharePoint is bovendien via een app beschikbaar zodat medewerkers via hun telefoon op de hoogte kunnen blijven.
- Maak een Teams-vergadering aan via Microsoft Planner. Met Planner kun je projecten structureren: wélke werkzaamheden worden er wánneer en door wíe opgepakt en uitgevoerd. Je kunt geplande taken tevens weergeven als “kanaal” in een Team.
- Deel documenten via een link in plaats van een attachment. Op die manier kan iedereen werken aan hetzelfde document en voorkom je dubbele of overlappende documenten.
Microsoft 365 biedt nog veel meer mogelijkheden om beter samen te werken. Het is wel belangrijk dat de ‘nieuwe manier van werken’ beleidsmatig wordt opgepakt zodat iedereen op dezelfde manier werkt.
Wij gaan graag met je in gesprek om te kijken welke mogelijkheden er binnen jouw organisatie zijn om tot betere samenwerking te komen.
Vragen? 085 210 08 10
